Wat en wanneer controleren wij de voortgang van het project?
Het beheer van een project vereist toezicht en monitoring - monitoring omvat toetsing aan een reeks meetbare resultaten, zoals vooruitgang ten opzichte van de tijdschema, het gecontroleerde gebruik van middelen en de begroting. Ten slotte het formaliseren van de vastgestelde factoren en het indienen van de vereiste documenten zoals voortgangsverslagen en/of eindverslagen, het opstellen van schema's en grafieken.
Monitoring, evaluatie en rapportage van de vooruitgang aan de belanghebbenden is ook belangrijk, samen met mhandhaving van de kwaliteitsnormen van een project. Monitoring en beheer van de resultaten zijn essentieel om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming zijn met de vastgestelde "actuals" en conditionaliteiten. Ten slotte wordt een project afgesloten met de analyse van de resultaten en de communicatie naar de belanghebbenden.
Het monitoringproces kan ook het controleren van het bereiken van mijlpalen of prestatie-indicatoren omvatten. Deze kunnen, eenmaal geïdentificeerd, worden toegevoegd aan het Gantt-diagram, het PERT-diagrammenof kritisch pad diagram of gecontroleerd met behulp van RAG-analyse.
- Controle is continu en iteratief, niet één enkel punt in de tijd.
- Het vroegtijdig signaleren van problemen leidt tot goedkopere oplossingen en voorkomt dat het project uitloopt.
- Wacht niet op mijlpaal evenementen of projectvergaderingen om fouten, mislukkingen of afwijkingen van de planning te melden.
- Registreer negatieve kwesties in een issueslogboek.
- Ga uit van risicobeoordelingen, belangen en macht van belanghebbenden, het takenrooster en de taakhouders.
- Word een doel georiënteerd projectteam lid en niet beschuldigd, dus gericht op de oplossingen en niet op de problemen of fouten.
- Gebruik tijdens teamvergaderingen een SWOT-analyse die de huidige situatie weergeeft.
Het controleren of bestuderen van een project is een iteratief proces waarbij de voortgang en de prestaties op taak-, activiteiten- en projectniveau worden gemeten en verslag wordt uitgebracht over de resultaten.
Het gewenste resultaat van deze fase is dus het controleren of de planning van de taken en de activiteiten op tijd, met de juiste kwaliteit en het juiste kostenniveau tot tevredenheid van de relevante belanghebbenden worden uitgevoerd. Een taak kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd tot tevredenheid van de leden van het projectteam, maar de eindgebruiker kan niet helemaal tevreden zijn. Hoe eerder u dit potentiële probleem weet, hoe minder kosten het met zich meebrengt en hoe sneller het kan worden opgelost.
We hebben al gezegd dat mijlpalen en checkpoints er zijn om prestaties te vieren en de voortgang te controleren. Als de voortgang stokt, kunnen er interventies plaatsvinden om het project weer op de rails te krijgen. projectdoel.
Noteer alle waargenomen problemen in uw issue log, zodat dit met het projectteam kan worden besproken. Als de resultaten positief zijn, kan het project op dezelfde manier worden voortgezet. Zijn de resultaten echter niet positief, overleg dan met de projectmanager of sponsor over mogelijke corrigerende maatregelen. Dit is een iteratief proces dat moet doorgaan totdat je een volledige implementatie van het project hebt bereikt en de projectdoel.