Voorbeeld van een situationele SWOT voor een projectvergadering
Eerder in de module hebben we de SWOT-analyse genoemd als instrument om bedreigingen voor een project in kaart te brengen. Dit is een instrument dat ook kan worden gebruikt om de huidige situatie van een project te analyseren en dus zowel in het controlegedeelte van de PDCA als in de vroege voorbereidingsfasen van een project kan worden gebruikt.
In het voorbeeld zien we dat het doel is om tegen een bepaalde datum noodvoedsel voor daklozen te openen en een duurzame activiteit te zijn. De getoonde SWOT-analyse zou het projectteam kunnen helpen bij het vaststellen van de noodzakelijke acties die de kans vergroten dat van het succes van het project. De situationele SWOT is opgesteld op de genoemde datum, en legt dus de status van het project op dat moment vast, die de basis kan worden van projectmanagement vergaderverslagen. Aanbevolen wordt dat de vergaderverslagen zich toespitsen op de acties waartoe tijdens de vergadering is besloten, waaronder
- Corrigerende maatregelen om fouten in taken of problemen die in een foutenlogboek zijn vermeld, te verhelpen.
- Wijzigingen in de projectplanning/takenlijst.
- Toewijzing van nieuwe middelen ter ondersteuning van de veranderingen.