Was und wann überprüfen wir den Projektfortschritt?
Die Verwaltung eines Projekts erfordert Überwachung und Monitoring - das Monitoring umfasst die Überprüfung anhand einer Reihe messbarer Ergebnisse, wie z. B. der Fortschritte bei der Zeitplan, die kontrollierte Verwendung der Ressourcen und das Budget. Schließlich die Formalisierung der ermittelten Faktoren und die Vorlage der erforderlichen Dokumente wie Fortschrittsberichte und/oder Abschlussberichte, die Erstellung von Zeitplänen und Diagrammen.
Die Überwachung und Bewertung der Fortschritte und die Berichterstattung an die Interessengruppen sind ebenfalls wichtig, ebenso wie mAufrechterhaltung der Qualitätsstandards für ein Projekt. Die Überwachung und Verwaltung der Ergebnisse ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie mit den festgelegten "Ist-Zuständen" und Bedingungen übereinstimmen. Mit der Analyse der Ergebnisse und der Mitteilung an die betroffenen Akteure wird ein Projekt abgeschlossen.
Der Überwachungsprozess kann auch die Überprüfung des Erreichens von Meilensteinen oder Leistungsindikatoren beinhalten. Diese können, sobald sie identifiziert sind, dem Gantt-Diagramm hinzugefügt werden, das PERT-Diagrammeoder Diagramm des kritischen Pfades oder mit Hilfe der RAG-Analyse überwacht.
- Die Prüfung erfolgt kontinuierlich und iterativ, nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt.
- Das frühzeitige Erkennen von Problemen führt zu weniger kostspieligen Korrekturen und verhindert Projektverzögerungen.
- Warten Sie nicht auf Meilenstein Veranstaltungen oder Projektbesprechungen zur Meldung von Fehlern, Ausfällen oder Abweichungen vom Zeitplan.
- Halten Sie negative Probleme in einem Protokoll fest.
- Orientieren Sie sich an den Risikobewertungen, den Interessen und der Macht der Beteiligten, dem Zeitplan der Aufgaben und den Aufgabeninhabern.
- Werden Sie ein Ziel orientiert Projektteam Mitglied und keine Schuldzuweisung, also Konzentration auf die Lösungen und nicht auf die Probleme oder Fehler.
- Verwenden Sie bei Teamsitzungen eine SWOT-Analyse die die aktuelle Situation darstellen.
Die Überprüfung oder Untersuchung eines Projekts ist ein iterativer Prozess, der die Messung des Fortschritts und der Leistung auf Aufgaben-, Aktivitäts- und Projektebene sowie die Berichterstattung über das Erreichte umfasst.
Das angestrebte Ergebnis dieser Phase ist daher die Überprüfung, ob der Zeitplan für die Aufgaben und die Aktivitäten rechtzeitig, in der richtigen Qualität und auf dem richtigen Kostenniveau zur Zufriedenheit der relevanten Interessengruppen durchgeführt werden. So kann es beispielsweise sein, dass eine Aufgabe zur Zufriedenheit der Mitglieder des Projektteams ausgeführt wird, der Endnutzer jedoch nicht ganz zufrieden ist. Je früher man von diesem potenziellen Problem erfährt, desto geringer sind die Kosten für seine Behebung und desto schneller kann es behoben werden.
Wir haben bereits erwähnt, dass Meilensteine und Kontrollpunkte dazu da sind, das Erreichte zu feiern und den Fortschritt zu überprüfen. Wenn der Fortschritt ins Stocken gerät, kann eingegriffen werden, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen, daher sind Meilensteine und Kontrollpunkte auf dem Weg zur Erreichung Ihrer Ziele unerlässlich. Projektziel.
Halten Sie alle beobachteten Probleme in Ihrem Fehlerprotokoll fest, damit diese mit dem Projektteam besprochen werden können. Wenn die Ergebnisse positiv sind, kann das Projekt in der gleichen Weise fortgesetzt werden. Sind die Ergebnisse jedoch nicht positiv, wenden Sie sich an den Projektleiter oder Sponsor, um mögliche Korrekturmaßnahmen zu besprechen. Dies ist ein iterativer Prozess, der so lange fortgesetzt werden sollte, bis Sie das Projekt vollständig umgesetzt und die Projektziel.