Vyplňte všechny dokumenty
Vzhledem k tomu, že složité projekty vytvářejí velké množství dokumentů, musí je podepsat a schválit zainteresované strany. Vše vyžaduje pozornost a musí být podepsáno, což je vlastně právní důkaz, že tyto dokumenty byly uzavřeny. To zahrnuje uzavření všech smluv, které jste případně uzavřeli s interními členy týmu, specializovanými subdodavatelskými týmy nebo jinými zdroji, s nimiž jste uzavřeli smlouvu.
V tuto chvíli se jedná o řešení všech neuhrazených plateb. Chcete se ujistit, že všechny faktury, provize, poplatky, bonusy atd. jsou uhrazeny. Dokončete všechny náklady spojené s projektem. Není dokončen, pokud není zaplacen.
To zahrnuje přehledy, jako jsou přehledy časových výkazů, takže můžete rychle zjistit, kolik hodin odpracoval člen týmu v průběhu projektu. Můžete také vytvářet přehledy specifičtější pro jednotlivé zainteresované strany, jako jsou přehledy o stavu, přehledy o odchylkách nebo přehledy o plánu projektu.
V závěrečných fázích budou vyžadovány dokumenty, jako jsou záznamy z kontrolních schůzek projektu, analýzy SWOT a analýzy PESTEL. Shromážděte všechny záznamy a připravte je k uložení nebo archivaci.
Nejdůležitější kroky:
- V této době je třeba uzavřít všechny smlouvy a zaplatit neuhrazené faktury dodavatelům a subdodavatelům.
- Zajistit shromažďování časových výkazů a záznamů o práci.
- Připravte dokumentaci, která zúčastněným stranám prokáže dopad a dokončení projektu.
- Vytvářejte analytické zprávy pro zaznamenání SWOT, PESTEL a odchylek od požadavků projektu, což by mělo být prokázáno v různých fázích projektu, nikoli pouze na jeho konci.
- Položte si otázku, zda potřebujeme komplexní závěrečnou zprávu?
