Planning tools en 10 dingen die financiers zoeken

Tien dingen waar financiers naar kijken (NCVO - Nationale Raad voor Vrijwilligersorganisaties)

Volgens de National Council for Voluntary Organisations (NCVO) vereist het schrijven van een succesvol bod het volgende:
  1. Bewijs van behoefte - maak een volledige behoefteanalyse om uw project te rechtvaardigen en uit te leggen waarom het nodig is. Hiervoor is bewijsmateriaal nodig, waaronder relevante en actuele beleidsverklaringen.
  2. Duidelijkheid van doel - Duidelijke doelen en doelstellingen hebben, en doelstellingen die SMART zijn.
  3. Succes meten - Hoe meet je de impact. Misschien met de eerder beschreven methoden.
  4. Realistisch budget - werk het vooraf uit met een spreadsheet.
  5. Bekwaamheid en capaciteit aantonen - omvat personeel, deskundigheid, vaardigheden enz.
  6. Potentiële problemen onderkennen (risicobeoordeling en -beheer) - het identificeren van risico's en het beperken ervan is een belangrijk element van een offerte of aanbesteding.
  7. Visie (passie) - de reden 'Waarom' .... Of liever.... uw reden waarom!
  8. Flexibiliteit.
  9. Exitstrategie - formatieve en summatieve evaluatiestrategieën met vastgestelde KPI's. Hoe wordt het project verspreid? Worden de resultaten benut en wordt het partnerschap, het netwerk en de aanwezigheid op het web voortgezet na afloop van de financiering?
  10. Aandacht voor details - waaronder actieplannen, werkpakketten, duidelijk omschreven deliverables, outputs en resultaten.

Behandel een bod als een project! Wees duidelijk over de Inputs, de belangrijkste activiteiten, Outputs, Outcomes en verwachte Impact. Wat is gepland en wat is bedoeld? Wat kan tijdens het project worden gecontroleerd?

bron: pixabay.com

De Rumsfeld-matrix - Wat perspectief!

De termen "known unknowns" en "unknown unknowns", zoals beroemd gebruikt door Donald Rumsfeld, worden vaak gebruikt in kringen van projectmanagement en strategische planning. Bekende onbekenden" verwijst naar "risico's waarvan u op de hoogte bent, zoals geannuleerde vluchten, risico's van tijdsoverschrijding....". Onbekende onbekenden zijn risico's die voortkomen uit situaties die zo onverwacht zijn dat ze niet overwogen zouden worden. Covid-19 kan om te beginnen een onbekende onbekende zijn geweest. Bekende onbekenden daarentegen zijn risico's waarvan we ons bewust zijn, maar die we niet kunnen kwantificeren, zoals personeelsgeschillen of tijdsoverschrijding. Bekende onbekenden zijn wat we hopelijk gebruiken als basis voor onze offerte of inschrijving, maar de "onbekenden" zijn de factoren die we moeten opnemen in een strategie voor risicobeheer.

Inputs, acties en outputs kunnen worden gepland en gecontroleerd. Outputs (gewoonlijk in de vorm van deliverables) kunnen tot op zekere hoogte worden gepland en gecontroleerd. Elke offerte of aanbesteding moet duidelijk aangeven welke resultaten gedurende het hele project kunnen worden gecontroleerd en hoe tijdsoverschrijdingen kunnen worden voorkomen en/of beheerd (dit wordt gepresenteerd in de vorm van een risicobeoordeling). Uitkomsten en effecten zijn minder beheersbaar, maar kunnen zeker worden beïnvloed door de projectactiviteiten en -acties en moeten gedurende het hele project worden gecontroleerd..

Hulpmiddelen voor planning

Het is raadzaam een bod te behandelen als een project! Gebruik de DPIE (Definieer, Plan, Implementeer, Evalueer) en  PDCA (Plan, Do, Correct, Act) projectcycli als planningsinstrumenten.  Een succesvol project heeft een eerste fase nodig waarin het project duidelijk wordt gedefinieerd en aan de hand van die definitie adequaat wordt gepland - wie doet wat? Wie zijn de belanghebbenden? Wie heeft er baat bij? Wat zijn de te leveren prestaties, outputs en resultaten? Wat is het te gebruiken financiële model? Een doeltreffende planning zorgt voor een succesvolle uitvoering en afronding. In de laatste fase worden dan de resultaten en de ondervonden moeilijkheden geëvalueerd. 

 

bron: beta.ncvo.org.uk

De PDCA is een ander gevestigd model: Plan.... Do (net als implementatie en dit is het uitvoeren van het project); Correct verwijst naar eventuele wijzigingen die moeten worden aangebracht als er elementen van het project zijn die niet volgens plan verlopen en Handel om ervoor te zorgen dat die wijzigingen worden aangebracht!

De Commonwealth Scientific and Industrial Research Organisation (CSIRO) is een Australisch overheidsagentschap dat verantwoordelijk is voor wetenschappelijk onderzoek en een diagram uit een publicatie van deze organisatie legt een projectkader uit en het verband tussen de input (de voor het project benodigde middelen), de kernactiviteiten (actieplan) en de daaruit voortvloeiende output, resultaten en verwachte impact.

De beste tips voor het schrijven van een bod

De Mid-Sussex Voluntary Action (MSVA) is een overkoepelende organisatie voor sociale ondernemingen in het zuiden van Engeland. Zij hebben de volgende boodschappenlijst voor het schrijven van offertes voorgesteld:

  • Richt u op uw financier
  • Planning - biedingen duren lang!
  • Wees realistisch (1) - Omvang van uw voorstel
  • Lees goed!
  • KISS - Keep It Short and Simple (niet wapperen!).
  • Wees realistisch (2)- De financier heeft eindige middelen.
  • Kruip in de huid van de financier
  • Geef altijd een duidelijke samenvatting
  • Vermijd jargon, acroniemen, overdrijvingen en verwarrende uitspraken
  • Feedback is belangrijk - zelfs als je faalt kun je leren voor de volgende keer!
  • Houd aantekeningen bij van uw biedingen - gebruik een spreadsheet

7 veel voorkomende fouten bij het indienen van een bod of offerte

Hier volgt een lijst van zeven veelgemaakte fouten bij het indienen van een offerte of inschrijving:
bron: pexels.com
  1. Niet-naleving (het niet volgen van de richtlijnen of instructies - Waarom zou je dat doen!)
  2. Geen gebruik maken van de specificatie - links naar punt 1!
  3. Gebruik geen "wij" (te vaak gebruikt)
  4. Geen toegevoegde waarde - uw voorstel heeft geen zin
  5. Kopiëren en plakken - DOE HET NIET!!....... echt waar!!! Zo ontstaan er fouten en inconsistenties in het verhaal!
  6. De inzending niet herzien.... Laat iemand anders het lezen!
  7. Feedback is belangrijk, of het bod/de aanbesteding nu succesvol is of niet!

Als u meer wilt weten over veelgemaakte fouten, vindt u hieronder aanvullende links. Hier vindt u meer informatie over:

  • Hoe financiering aanvragen (gids) en
  • Een subsidie aanvragen