Vervolledig al het papierwerk
Aangezien complexe projecten een grote hoeveelheid documenten genereren, moeten deze documenten worden afgetekend en goedgekeurd door belanghebbenden. Alles moet aandacht krijgen en er moet voor getekend worden, wat in feite het juridische bewijs is dat deze documenten zijn afgesloten. Dat geldt ook voor het afsluiten van alle contracten die u mogelijk hebt gesloten met interne teamleden, gespecialiseerde subcontractteams of andere middelen die u hebt ingehuurd.
Op dit punt omvat dit het aanpakken van alle uitstaande betalingen. U wilt er zeker van zijn dat alle facturen, commissies, vergoedingen, bonusbetalingen, enz. zijn betaald. Voltooi alle kosten van het project. Het is niet compleet, als het niet betaald is.
Dit omvat rapporten zoals timesheetrapporten, zodat u snel kunt zien hoeveel uren een teamlid gedurende de looptijd van het project heeft gewerkt. U kunt ook meer stakeholderspecifieke rapporten maken, zoals statusrapporten, variancerapporten of projectplanrapporten.
Documenten zoals verslagen van projectbeoordelingsvergaderingen, SWOT-analyses en PESTEL-analyses zijn nodig voor de eindfase. Verzamel alle documenten en maak ze klaar voor opslag of archivering.
Belangrijkste stappen:
- Dit is het moment om alle contracten af te sluiten en uitstaande facturen aan leveranciers en onderaannemers te betalen.
- Ervoor zorgen dat timesheets en werkgerelateerde gegevens worden verzameld.
- documentatie voorbereiden om de belanghebbenden het effect en de voltooiing van het project aan te tonen.
- Analyseverslagen genereren om SWOT, PESTEL en variatie op projectvereisten vast te leggen; dit moet in verschillende stadia van het project worden aangetoond en niet alleen aan het eind.
- Stel de vraag hebben we een uitgebreid eindverslag nodig?
