Planungsinstrumente und 10 Dinge, auf die Geldgeber achten

Zehn Dinge, auf die Geldgeber achten (NCVO - National Council for Voluntary Organisations)

Nach Angaben des National Council for Voluntary Organisations (NCVO) sind für eine erfolgreiche Bewerbung folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
  1. Nachweis des Bedarfs: Führen Sie eine umfassende Bedarfsanalyse durch, um Ihr Projekt zu rechtfertigen und zu erklären, warum es benötigt wird. Dies erfordert Nachweise, einschließlich relevanter und aktueller politischer Erklärungen.
  2. Klarheit der Zielsetzung - Klare Ziele und Zielsetzungen, die SMART sind.
  3. Erfolg messen - Wie messen Sie die Wirkung. Vielleicht können Sie die zuvor beschriebenen Methoden anwenden.
  4. Realistisches Budget - planen Sie es vorher mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms.
  5. Nachweis von Kompetenz und Kapazität - einschließlich Personal, Fachwissen, Fähigkeiten usw.
  6. Erkennen potenzieller Probleme (Risikobewertung und -management) - Die Ermittlung von Risiken und deren Abschwächung ist ein wichtiges Element eines Angebots oder einer Ausschreibung.
  7. Vision (Leidenschaft) - der Grund "Warum" .... Oder besser: .... Ihr Grund warum!
  8. Flexibilität.
  9. Ausstiegsstrategie - formative und summative Bewertungsstrategien mit festgelegten KPIs. Wie wird das Projekt verbreitet? Werden die Ergebnisse genutzt und die Partnerschaft, das Netzwerk, die Internetpräsenz auch nach dem Ende der Finanzierung fortgeführt?
  10. Liebe zum Detail - einschließlich Aktionsplänen, Arbeitspaketen, klar definierten Leistungen, Ergebnissen und Resultaten.

Behandeln Sie ein Angebot wie ein Projekt! Machen Sie sich Klarheit über die Inputs, die Schlüsselaktivitäten, die Outputs, die Ergebnisse und die erwarteten Auswirkungen. Was ist geplant und was ist beabsichtigt? Was kann während des gesamten Projekts kontrolliert werden?

Quelle: pixabay.com

Die Rumsfeld-Matrix - ein Blickwinkel!

Die Begriffe "bekannte Unbekannte" und "unbekannte Unbekannte", wie sie Donald Rumsfeld berühmt gemacht haben, werden in Kreisen des Projektmanagements und der strategischen Planung häufig verwendet. Bekannte Unbekannte beziehen sich auf "Risiken, die Ihnen bekannt sind, wie z. B. Flugausfälle, Risiken der Zeitverschiebung....". Unbekannte Unbekannte sind Risiken, die sich aus Situationen ergeben, die so unerwartet sind, dass man sie nicht in Betracht ziehen würde. Covid-19 könnte von Anfang an eine unbekannte Unbekannte gewesen sein. Bekannte Unbekannte hingegen sind Risiken, die wir zwar kennen, aber nicht quantifizieren können, wie z. B. Personalstreitigkeiten oder Zeitüberschreitungen. Bekannte Unbekannte sind das, was wir hoffentlich als Grundlage für unser Angebot oder unsere Ausschreibung verwenden, aber die "unbekannten Unbekannten" sind die Faktoren, die wir in eine Risikomanagementstrategie einbeziehen müssen.

Inputs, Aktionen und Outputs sind planbar und können kontrolliert werden. Die Ergebnisse (in der Regel in Form von Leistungen) können bis zu einem gewissen Grad geplant und kontrolliert werden. In jedem Angebot oder jeder Ausschreibung sollte klar angegeben werden, welche Leistungen während des gesamten Projekts kontrolliert werden können und wie Zeitverschiebungen verhindert und/oder verwaltet werden können (dies wird in Form einer Risikobewertung dargestellt). Die Ergebnisse und Auswirkungen sind weniger kontrollierbar, können aber sicherlich durch die Projektaktivitäten und -maßnahmen beeinflusst werden und sollten während des gesamten Projekts überwacht werden..

Planungswerkzeuge

Es ist ratsam, ein Angebot wie ein Projekt zu behandeln! Verwenden Sie die DPIE (Definieren, Planen, Implementieren, Evaluieren) und  PDCA (Plan, Do, Correct, Act) als Planungsinstrumente.  Ein erfolgreiches Projekt braucht eine Anfangsphase, in der das Projekt klar definiert und anhand dieser Definition angemessen geplant wird - wer macht was? wer sind die Beteiligten? Wer profitiert davon? Was sind die zu erbringenden Leistungen, Ergebnisse und Resultate? Welches Finanzierungsmodell soll verwendet werden? Eine wirksame Planung gewährleistet eine erfolgreiche Durchführung und einen erfolgreichen Abschluss. Die letzte Phase besteht darin, das Erreichte und die aufgetretenen Schwierigkeiten zu bewerten. 

 

Quelle: beta.ncvo.org.uk

Das PDCA-Modell ist ein weiteres bewährtes Modell: Plan.... Do (genau wie die Implementierung, d. h. die Durchführung des Projekts); Correct (korrigieren) bezieht sich auf Änderungen, die vorgenommen werden müssen, wenn bestimmte Elemente des Projekts nicht nach Plan verlaufen, und Act (handeln), um sicherzustellen, dass diese Änderungen vorgenommen werden!

Die Commonwealth Scientific and Industrial Research Organisation (CSIRO) ist eine australische Regierungsbehörde, die für wissenschaftliche Forschung zuständig ist. Ein Diagramm aus einer ihrer Veröffentlichungen erläutert einen Projektrahmen und die Beziehung zwischen den Inputs (den für das Projekt erforderlichen Ressourcen), den Schlüsselaktivitäten (Aktionsplan) und den daraus resultierenden Outputs, Ergebnissen und erwarteten Auswirkungen.

Top-Tipps für das Verfassen eines Angebots

Die Mid-Sussex Voluntary Action (MSVA) ist eine Dachorganisation für Sozialunternehmen in Südengland. Sie hat die folgende Einkaufsliste für die Erstellung von Angeboten vorgeschlagen:

  • Zielen Sie auf Ihren Geldgeber
  • Planung - Angebote brauchen viel Zeit!
  • Seien Sie realistisch (1) - Umfang Ihres Vorschlags
  • Lesen Sie sorgfältig!
  • KISS - Keep It Short and simple (nicht schwafeln!)
  • Seien Sie realistisch (2) - Der Geldgeber hat nur begrenzte Ressourcen
  • Versetzen Sie sich in die Lage des Geldgebers
  • Erstellen Sie immer eine klare Zusammenfassung
  • Vermeiden Sie Jargon, Akronyme, Übertreibungen und verwirrende Aussagen
  • Feedback ist wichtig - auch wenn man versagt, kann man für das nächste Mal lernen!
  • Notieren Sie Ihre Angebote - verwenden Sie eine Tabellenkalkulation

7 häufige Fehler bei der Abgabe eines Angebots oder einer Ausschreibung

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit sieben häufigen Fehlern bei der Einreichung von Angeboten oder Ausschreibungen:
Quelle: pexels.com
  1. Nichteinhaltung (Nichteinhaltung der Leitlinien oder Anweisungen - warum sollten Sie das tun!)
  2. Keine Verwendung der Spezifikation - Link zu Punkt 1!
  3. Verwenden Sie nicht "wir" (zu oft verwendet)
  4. Kein zusätzlicher Nutzen - Ihr Vorschlag hat keinen "Sinn
  5. Kopieren und Einfügen - TUN SIE ES NICHT!! ....... Wirklich!!! So passieren Fehler und Ungereimtheiten in der Erzählung!
  6. Keine Überprüfung der Vorlage.... Lassen Sie es von jemand anderem lesen!
  7. Rückmeldungen sind wichtig, unabhängig davon, ob das Angebot/ die Ausschreibung erfolgreich ist oder nicht!

Wenn Sie mehr über häufige Fehler erfahren möchten, finden Sie unten weitere Links. Hier finden Sie weitere Informationen über:

  • Beantragung von Fördermitteln (Leitfaden) und
  • Beantragung eines Zuschusses