Co a kdy kontrolujeme v průběhu projektu?
Řízení projektu vyžaduje dohled a monitorování - monitorování zahrnuje přezkum podle řady měřitelných výsledků, jako je pokrok v plnění cílů. časový plán, řízené využívání zdrojů a rozpočet. Nakonec formalizace zjištěných faktorů a předložení požadovaných dokumentů, jako jsou zprávy o pokroku a/nebo závěrečné zprávy, příprava harmonogramů a grafů.
Důležité je také monitorování, vyhodnocování a podávání zpráv o pokroku zúčastněným stranám, jakož i. mdodržení standardů kvality projektu. Sledování a řízení výsledků je nezbytné pro zajištění jejich souladu s definovanými "aktualitami" a podmínkami. Analýzou výsledků a sdělením výsledků příslušným zúčastněným stranám se projekt uzavírá.
Součástí procesu monitorování může být také kontrola dosažení milníků nebo ukazatelů dosažení. Ty lze po jejich identifikaci přidat do Ganttova diagramu, tzv. Grafy PERTnebo diagram kritické cesty nebo sledovány pomocí analýzy RAG.
- Kontrola probíhá průběžně a opakovaně, nejedná se o jeden časový okamžik.
- Včasné upozornění na problémy vede k méně nákladným opravám a zabraňuje skluzu projektu.
- Nečekejte na milník události nebo projektové schůzky, na kterých se hlásí závady, poruchy nebo odchylky od harmonogramu.
- Zaznamenávejte negativní problémy do záznamu o problémech.
- Vycházejte z posouzení rizik, zájmů a pravomocí zúčastněných stran, z harmonogramu úkolů a od nositelů úkolů.
- Staňte se cíl orientované na projektový tým a ne obviňovat, tedy zaměřit se na řešení, nikoliv na problémy nebo chyby.
- Na týmových schůzkách používejte SWOT analýza reprezentující současnou situaci.
Kontrolní nebo studijní část projektu je opakující se proces, který zahrnuje měření pokroku a výkonnosti na úrovni úkolů, činností a projektu a zahrnuje podávání zpráv o dosažených výsledcích.
Požadovaným výstupem této fáze je tedy kontrola, zda je harmonogram úkolů a činností dodržen včas, ve správné kvalitě a na správné úrovni nákladů ke spokojenosti příslušných zainteresovaných stran. Například úkol může být splněn ke spokojenosti členů projektového týmu, ale koncový uživatel nemusí být zcela spokojen, a proto čím dříve se o tomto potenciálním problému dozvíte, tím méně nákladů bude třeba vynaložit na jeho odstranění a tím dříve může být odstraněn.
Již jsme se zmínili o milnících a kontrolních bodech, které slouží k oslavě úspěchů a kontrole pokroku. Pokud se pokrok zastaví, mohou být provedeny zásahy, aby se projekt vrátil na správnou cestu, takže milníkové události a kontrolní body jsou nezbytné na cestě k dosažení vašeho cíle. cíl projektu.
Veškeré zjištěné problémy zaznamenejte do záznamu o problémech, abyste je mohli projednat s projektovým týmem. Pokud jsou výsledky pozitivní, může projekt pokračovat stejným způsobem. Pokud však výsledky pozitivní nejsou, konzultujte případná nápravná opatření s vedoucím projektu nebo sponzorem. Jedná se o iterační proces, který by měl pokračovat, dokud nedosáhnete úplné realizace projektu a nedosáhnete cíl projektu.